Questões sobre Gerenciamento da Informação e Gestão de Documentos

No âmbito da disciplina arquivística, são estabelecidas etapas para o efetivo gerenciamento dos documentos. O ciclo de vida dos documentos é tratado pelaTeoria dasTrês Idades, cujo objetivo é:

• A.

  estudar os princípios e as técnicas de duplicação e reprodução de documentos que não recorrem à fotocópia, filmagem e microfilmagem.

• B.

  mostrar como será a nova política documental na instituição, descrevendo os novos procedimentos de registro, distribuição e movimentação dos documentos.

• C.

  coletar os dados (informações) inerentes à documentação institucional, com o propósito de determinar as formas de acondicionamento dos seus documentos.

• D.

  garantir que a informação arquivística esteja disponível em tempo hábil, isto é, quando solicitada.

• E.

  classificar estágios ou fases pelas quais passam os documentos dentro da instituição.

Sabendo que o sistema de arranjo se baseia na organização original do arquivo, que, na sua essência, corresponde à organização do órgão administrativo que o produziu, julgue os itens a seguir, relativos aos conceitos e princípios arquivísticos e à classificação de documentos.

A organicidade relaciona-se ao contexto administrativo de produção e acumulação de documentos.

• C. Certo
• E. Errado

A organização de documentos, atividade cada vez mais importante nas instituições, possibilita a tomada de decisão segura e o atendimento rápido das demandas dos usuários. Considerando essa informação, julgue os próximos itens, referentes a arquivologia. A entrada ou a produção de um documento de arquivo em uma instituição deve ser seguida do respectivo registro em protocolo, o que possibilita a identificação dos metadados, para fins de acesso ao documento e controle de sua tramitação.

• C. Certo
• E. Errado

Com relação aos arquivos correntes, assinale a opção correta.

• A.

  Guarda documentos que deixaram de ser frequentemente consultados.

• B.

  São constituídos de documentos em curso, ou consultados frequentemente.

• C.

  Guardam documentos de valor histórico, em caráter permanente.

• D.

  Não há necessidade de serem conservados em dependências de fácil acesso.

• E.

  Reúnem documentos de valor secundário que aguardam destinação final.

A gestão de documentos deve ser vista como um macroprocesso que visa a uma série de medidas administrativas para a racionalização e a obtenção de economia e eficiência nos procedimentos de gerenciamento de arquivos organizacionais. As três fases básicas da gestão de documentos são:

• A.

  classificação, ordenação e destinação.

• B.

  avaliação, tratamento e difusão.

• C.

  análise, controle e disseminação.

• D.

  produção, utilização e destinação.

• E.

  seleção, descrição e divulgação.

Sabendo que o sistema de arranjo se baseia na organização original do arquivo, que, na sua essência, corresponde à organização do órgão administrativo que o produziu, julgue os itens a seguir, relativos aos conceitos e princípios arquivísticos e à classificação de documentos.

Pode-se, em ocasiões justificadas, desconsiderar a ordem primitiva dos documentos.

• C. Certo
• E. Errado

A organização de documentos, atividade cada vez mais importante nas instituições, possibilita a tomada de decisão segura e o atendimento rápido das demandas dos usuários. Considerando essa informação, julgue os próximos itens, referentes a arquivologia. O arquivo do Departamento de Polícia Federal compõe-se de documentos colecionados referentes a assuntos de interesse dos servidores desse órgão.

• C. Certo
• E. Errado

O prazo aproximado de guarda de documentos nos arquivos intermediários é de:

• A.

  5 a 10 anos.

• B.

  até 15 anos.

• C.

  25 a 30 anos.

• D.

  20 anos.

• E.

  até 4 anos.

Em relação à expedição e à tramitação dos documentos sigilosos, analise as afirmativas abaixo.

I. No envelope externo, constará a indicação do destinatário, do grau de sigilo, do teor do documento e das informações referentes ao mensageiro oficialmente designado.

II. O envelope interno será fechado, lacrado e expedido mediante recibo, que indicará, necessariamente, remetente, destinatário e número ou outro indicativo que identifique o documento.

III. Sempre que o assunto for considerado de interesse exclusivo do destinatário, será inscrita a palavra pessoal no envelope contendo o documento sigiloso.

IV. No envelope interno, não deverá constar qualquer indicativo do destinatário e nem de informações relacionadas com o assunto e com o grau de sigilo do documento.

Assinale a alternativa correta.

• A.

  Somente a afirmativa I é verdadeira.

• B.

  Somente as afirmativas I e II são verdadeiras.

• C.

  Somente as afirmativas I e III são verdadeiras.

• D.

  Somente as afirmativas II e III são verdadeiras.

• E.

  Somente a afirmativa IV é verdadeira.

O ato pelo qual a autoridade competente libera à consulta, documentos anteriormente caracterizados como sigilosos, chama-se:

• A.

  apensação

• B.

  flexibilização.

• C.

  desclassificação

• D.

  autuação

• E.

  destinação.