Questões sobre Gerenciamento da Informação e Gestão de Documentos

De acordo com Theodore Roosevelt Schellenberg (Arquivos Modernos: princípios e técnicas, 2.ª ed., Rio de Janeiro, FGV, 2002), os documentos de arquivos são constituídos por elementos tangíveis (fatores concretos) e intangíveis (fatores abstratos). Segundo o arquivista americano, os elementos relativos aos fatores concretos não são essenciais à caracterização do material de arquivo. São considerados essenciais, os elementos referentes aos fatores abstratos.

Assinale a alternativa que apresenta um elemento referente aos fatores abstratos.

• A. Forma dos arquivos.
• B. Fonte de origem dos arquivos.
• C. Lugar de conservação dos arquivos.
• D. Razão pela qual os materiais foram produzidos.
• E. Lugar de guarda dos arquivos.

Um documento deverá ser arquivado após ter sido classificado e tramitado. O exame do documento exige que se verifique se ele deve realmente ser arquivado, se possui anexo(s) e se a classificação a ele atribuída será mantida ou alterada. Esses procedimentos fazem parte da operação de

• A.

  inspeção

• B.

  codificação

• C.

  ordenação

• D.

  orientação

• E.

  estudo

Rascunho é um exemplo de

• A. configuração que assume uma espécie documental, de acordo com a atividade que a gerou.
• B. configuração física de um suporte, de acordo com a sua natureza e o modo como foi confeccionado.
• C. configuração que assume um documento de acordo com a disposição e a natureza das informações nele contidas.
• D. configuração que assume um documento de acordo com o sistema de signos utilizados na comunicação de seu conteúdo.
• E. estágio de preparação e de transmissão de documentos.

Os fundos de arquivo devem ser preservados sem alienação. Essa afirmação se refere ao princípio da

• A. proveniência.
• B. organicidade.
• C. unicidade.
• D. integridade arquivística.
• E. cumulatividade.

A Unidade responsável pelo arquivamento de documentos acumulados por entidade subordinada que, no sistema de arquivos adotado pela administração a que pertence, depende tecnicamente do arquivo central é denominada de Arquivo

• A. Público.
• B. Setorial.
• C. Intermediário.
• D. Privado.
• E. Regional.

O nome dado à operação que consiste na guarda de documentos nos seus devidos lugares, em equipamentos que lhes forem próprios e de acordo com um sistema de ordenação previamente estabelecido é

• A. acondicionamento.
• B. arquivamento.
• C. arranjo.
• D. classificação.
• E. recolhimento.

Observe o seguinte exemplo de plano de classificação.

Sobre o plano de classificação apresentado, leia as alternativas a seguir e assinale a correta.

• A. No plano de classificação exemplificado, o item 2 “Gestão de Recursos Humanos” é a Unidade detentora da documentação classificada.
• B. O plano de classificação exemplificado foi elaborado a partir da estrutura da instituição.
• C. O plano de classificação exemplificado foi elaborado a partir das funções da instituição.
• D. No plano de classificação exemplificado, o item 2.1 “Controle de frequência” é uma função da instituição detentora do arquivo.
• E. No plano de classificação exemplificado, o item 2.2.1 “Registro de frequência” é uma subfunção da instituição detentora do arquivo.

Vários são os objetivos da gestão de documentos. Assinale a alternativa que apresenta um deles.

• A. Agilizar o processo de avaliação de documentos.
• B. Controlar o processo decisório da administração pública.
• C. Incentivar o trabalho intelectual do profissional de arquivo.
• D. Promover a transparência das ações administrativas.
• E. Racionalizar o expurgo de documentos.

Acerca das funções arquivísticas, julgue os itens que se seguem.

A produção de documentos arquivísticos diz respeito à relação entre os diferentes tipos de informações produzidas pela organização desde o momento de sua criação.

• C. Certo
• E. Errado

“A maioria dos documentos oficiais modernos preservados em arquivos de custódia é valiosa, menos pela prova que oferecem da ação do governo, do que pela informação que apresentam sobre pessoas determinadas, situações, eventos, condições, problemas, coisas e propriedades que deram origem à competente ação” (SCHELLENBERG, Theodore Roosevelt. Arquivos Modernos: princípios e técnicas, 2.ª ed., Rio de Janeiro, FGV, 2002, p.199).

Sobre os valores informativos dos documentos, é correto afirmar que:

• A. derivam somente da informação existente nos documentos oficiais sobre as próprias repartições.
• B. as séries mais volumosas de documentos existentes nos arquivos nacionais foram recolhidas pela própria ação do governo, desconsiderando-se qualquer informação que pudessem conter sobre outros assuntos.
• C. são a qualidade pela qual um documento evidencia a existência ou a veracidade de um fato.
• D. na apreciação do valor informativo existente nos documentos oficiais, o arquivista leva em consideração apenas a origem dos documentos.
• E. existem testes pelos quais se pode julgar os valores informativos dos documentos oficiais, a saber: verificação da unicidade, da forma e da importância dos documentos.