Questões sobre Gerenciamento da Informação e Gestão de Documentos

A presença de documentos que, de acordo com a lei, não podem ser destruídos configura o chamado arquivo

• A.

  histórico.

• B.

  de gestão.

• C.

  intermediário.

• D.

  administrativo.

O Código de Classificação de Documentos de arquivos tem como objetivo

I. agrupar documentos com mesmo assunto e tipologia.

II. agrupar documentos de mesmo gênero.

III. agrupar documentos de mesmo tema.

IV. facilitar a avaliação e eliminação de documentos.

Assinale

• A. se apenas as alternativas I, II e III estiverem corretas.
• B. se apenas as alternativas I e III estiverem corretas.
• C. se apenas as alternativas II, III e IV estiverem corretas.
• D. se apenas as alternativas III e IV estiverem corretas.

Acerca das funções arquivísticas, julgue os itens que se seguem.

A aquisição de acervos arquivísticos pode ocorrer, no âmbito dos arquivos correntes, por meio de doação, compra ou comodato.

• C. Certo
• E. Errado

Código de classificação é a

• A. referência alfanumérica que identifica a localização física do documento no arquivo permanente.
• B. notação inserida nos documentos antes de serem encaminhados para o expurgo.
• C. referência numérica que identifica e separa os documentos de acordo com seus prazos de guarda no arquivo.
• D. referência numérica que associa a classificação ao seu contexto de produção, sendo composto de cinco unidades de informação: órgão produtor, função, subfunção, atividade e série documental.
• E. notação dada aos documentos em idade intermediária.

No arquivo de um estabelecimento de ensino, as atas de resultados finais e o histórico escolar dos alunos são considerados documentos de caráter

• A.

  financeiro.

• B.

  probatório.

• C.

  temporário.

• D.

  fiscal.

Acerca das funções arquivísticas, julgue os itens que se seguem.

Cabe ao arquivo exercer um papel social junto à comunidade, de modo a promover o acesso aos arquivos históricos ou permanentes. Esse papel é reforçado pela gestão transparente da informação, desde a produção dos documentos.

• C. Certo
• E. Errado

A fim de auxiliar os docentes na preparação das aulas, uma escola pretende organizar fichário com referências bibliográficas e sugestões de material didático. Em sua organização, decide agrupar as fichas pelos títulos mais gerais (GEOGRAFIA, HISTÓRIA e LITERATURA, por exemplo), dispostos alfabeticamente, colocando dentro de cada um deles, na mesma ordem, os títulos específicos correlatos (Geografia do Brasil e Geografia de Minas Gerais, dentro de GEOGRAFIA; História do Brasil e História de Minas Gerais, dentro de HISTÓRIA; Literatura Brasileira e Literatura Portuguesa, dentro de LITERATURA). Este método de ordenação das fichas é conhecido como

• A.

  dicionário.

• B.

  numérico.

• C.

  enciclopédico.

• D.

  alfanumérico.

Nas atividades de descrição, o campo que caracteriza a forma autorizada do nome combinado com outros elementos de informação que identifica e descreve a entidade nomeada é o(a)

• A. entidade coletiva.
• B. registro de autoridade.
• C. produtor.
• D. custodiador.

A organização de arquivos, como de qualquer outro setor de uma instituição, pressupõe o desenvolvimento de várias etapas de trabalho. Sobre essa questão, assinale a alternativa correta.

• A. A condição sine qua non para se organizar os arquivos de qualquer entidade é o conhecimento que se tem dessa entidade: estrutura, objetivos e funcionamento.
• B. O levantamento de dados sobre uma instituição deve ter início pelo exame dos relatórios mensais, semestrais e anuais da organização.
• C. A etapa de análise dos dados coletados é a fase em que o arquivista acrescenta dados e referências sobre o pessoal encarregado do arquivo, o equipamento, a localização física e os meios de comunicação disponíveis ao diagnóstico da situação dos arquivos.
• D. Para que um arquivo possa cumprir seus objetivos, torna- -se indispensável a formulação de um Plano de Emergência envolvendo todos os estágios de sua evolução.
• E. Para a elaboração do Plano de Classificação da entidade devem ser considerados apenas dois elementos: a posição do arquivo na estrutura da instituição e a escolha das instalações e dos equipamentos.

Para a ISAD (G), os procedimentos de construção dos instrumentos de pesquisa relacionados à descrição de documentos

• A. são atividades específicas dos arquivos permanentes.
• B. podem ter início antes mesmo da produção dos documentos.
• C. são atividades especiais dos arquivos intermediários.
• D. são irrelevantes para a qualidade dos instrumentos de pesquisas.